Zasady przetwarzania danych osobowych przez spółkę ELMAX Store a.s.

 

Spółka ELMAX STORE a.s., wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Ostrawie, sekcja B, pod numerem 2582, z siedzibą pod następującym adresem: Topolová 777/2, Horní Těrlicko, 735 42, Těrlicko (Cierlicko), numer identyfikacyjny: 25373781 (zwana dalej „Spółka ELMAX STORE a.s.” lub „Spółka”) poświęca wiele uwagi kwestii ochrony danych osobowych. Niniejszy dokument ma na celu poinformowanie Państwa o tym, jakie dane osobowe podlegają przetwarzaniu, w jakim celu i z jakiego powodu dochodzi do ich przetwarzania, komu dane te mogą zostać przekazane oraz jakie posiadają Państwo prawa w związku z przedmiotowym przetwarzaniem.

 

W ramach swojej działalności spółka ELMAX STORE a.s. przetwarza dane osobowe wielu kategorii podmiotów danych, do których należą pracownicy oraz aplikujący o zatrudnienie, partnerzy handlowi oraz klienci. Niniejszy dokument zawiera podstawowe, ogólne informacje o przetwarzaniu danych osobowych w spółce ELMAX STORE, a.s. W razie dodatkowych pytań związanych z ochroną danych osobowych można się także zwrócić do spółki ELMAX STORE, a.s. za pomocą wiadomości mailowej wysłanej na adres shop(a)elmaxshop.pl.

 

 

A.     Jakie dane osobowe podlegają procesowi przetwarzania?

 

Spółka ELMAX STORE a.s. konsekwentnie dba o to, aby dane osobowe były przetwarzane jedynie w zakresie niezbędnym do celów ich przetwarzania i stara się minimalizować przetwarzanie danych osobowych. Spółka ELMAX STORE a.s. prawie zawsze przetwarza Państwa dane identyfikacyjne, w szczególności dane takie jak imię i nazwisko, a także dane kontaktowe, przez które rozumiane są przede wszystkim adres, numer telefonu, adres e-mailowy. Pozostałe dane osobowe są przetwarzane w zakresie uwzględniającym konkretny cel przetwarzania, o czym zostaliście Państwo poinformowani w związku z uzyskaniem Państwa danych osobowych. Jeżeli życzycie sobie Państwo uzupełnienia informacji o zakresie przetwarzania danych, zapraszamy do kontaktu ze spółką ELMAX STORE a.s., za pośrednictwem wiadomości mailowej wysłanej na adres shop(a)elmaxshop.pl.

 

 

B.     Z jakiego tytułu są przetwarzane dane osobowe?

 

Spółka ELMAX STORE a.s. przetwarza Państwa dane osobowe tylko wówczas, kiedy istnieje ku temu powód prawny. Do przetwarzania danych osobowych może dochodzić:

a)      bez Państwa zgody najczęściej z tytułu wykonywania umowy, uzasadnionego interesu spółki ELMAX STORE a.s. lub z powodu wykonywania zobowiązań prawnych, lub

b)     na podstawie uzyskanej od Państwa zgody.

 

 

B.1. Przetwarzanie danych z tytułu świadczenia umowy

 

W przypadku, gdy między Państwem a spółką ELMAX STORE a.s. została zawarta umowa lub w związku z procesem jej zawarcia, występuje konieczność przetwarzania Państwa danych osobowych przez spółkę ELMAX STORE a.s. w taki sposób, aby spółka ELMAX STORE a.s. mogła stosować swoje prawa i wykonywać zobowiązania wypływające dla niej z takiej umowy. W rozumieniu artykułu 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27. kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych)/ zwane dalej „rozporządzenie RODO”, chodzi o jedną z ustawowych przesłanek dla przetwarzania Państwa danych osobowych. W związku z tym spółka ELMAX STORE a.s. nie potrzebuje Państwa zgody dla celów takiego przetwarzania. Taką umową może być na przykład umowa o pracę lub umowa kupna, itp.

 

Zadaniem spółki ELMAX STORE a.s. jest dbanie o to, aby na mocy ustawowego obowiązku przetwarzane były tylko dane osobowe, które są niezbędne w odniesieniu do zawartej umowy, a także staranie o to, aby takie dane osobowe były wykreślane w przypadku, gdy nie są już potrzebne.

 

 

B.2. Przetwarzanie danych na mocy obowiązków prawnych

 

Przetwarzanie danych osobowych przez spółkę ELMAX STORE a.s. może odbywać się na mocy przepisów prawnych. Przepisy te mogą przewidywać bezpośrednie zobowiązanie spółki ELMAX STORE a.s. do przechowywania/przetwarzania niektórych danych osobowych przez określony czas lub przetwarzanie danych osobowych może być konieczne ze względu na spełnienie obowiązku spółki ELMAX STORE a.s. w rozumieniu poszczególnych przepisów prawnych, które regulują działalność spółki. Zgodnie z treścią artykułu 6 ust. 1 lit. c) rozporządzenia RODO, przetwarzanie danych osobowych z tytułu wykonywania przepisów prawnych należy do ustawowych obowiązków przetwarzania danych osobowych. W związku z powyższym, przetwarzanie danych osobowych z ww. powodów nie wymaga Państwa zgody.

 

Celem bardziej szczegółowego przedstawienia przedmiotowej kwestii, chodzi np. o świadczenie zobowiązań podatkowych.

 

Również w tym przypadku, spółka ELMAX STORE a.s. dba o to, aby dane osobowe były przetwarzane w minimalnym zakresie, przez możliwie jak najkrótszy okres.

 

 

B.3. Przetwarzanie danych w oparciu o uzasadniony interes spółki

 

Spółka ELMAX STORE a.s. może przetwarzać dane osobowe w rozumieniu artykułu 6 ust. 1 lit. f) rozporządzenia RODO również wówczas, gdy przetwarzanie to jest w uzasadnionym interesie spółki i gdy proces przetwarzania jest właściwy pod względem Państwa podstawowych praw i swobód lub gdy uzasadniony interes ma pierwszeństwo przed podstawowymi prawami i swobodami. Również w tym przypadku nie został przewidziany ustawowy obowiązek uzyskania zgody dla celów przetwarzania danych osobowych.

 

Przykładem takiego przetwarzania może być na przykład przetwarzanie danych osobowych po kontaktowaniu się ze spółką ELMAX STORE a.s., gdy dane przetwarzanie nie może zostać sklasyfikowane do kategorii przetwarzania z tytułu wykonywania umowy. Z tytułu uzasadnionego interesu spółka ELMAX STORE a.s. jest również upoważniona do przetwarzania na przykład odpowiedniej informacji o swoich pracownikach, niezbędnej do prowadzenia kontroli nad ich czynnościami. W określonych okolicznościach spółka ELMAX STORE a.s. jest upoważniona zwrócić się do Państwa również z informacjami marketingowymi i promocyjnymi, nawet pomimo braku Państwa zgody.

 

Jeżeli uważacie Państwo, że do procesu przetwarzania z tytułu uzasadnionego interesu spółki ELMAX STORE a.s. dochodzi w sposób niezgodny z prawem, możecie złożyć sprzeciw wobec takiego przetwarzania; obowiązkiem spółki ELMAX STORE a.s. jest udowodnić, iż Państwa przypuszczenia są mylne. W razie braku pomyślności w udowodnieniu mylności Państwa przypuszczeń, spółka ELMAX STORE a.s. jest zobowiązana zaprzestać przetwarzania Państwa danych osobowych.

 

 

B.4. Przetwarzanie z tytułu uzyskania zgody

 

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się również z tytułu udzielenia zgody na takie przetwarzanie spółce ELMAX STORE a.s. Wszystkie zgody uzyskane przez spółkę ELMAX STORE a.s. są udzielane dobrowolnie. Udzielenie zgody nie jest obowiązkowe i brak jej udzielenia nie powoduje żadnych nieprzychylnych konsekwencji. W przypadku udzielenia zgody istnieje możliwość jej odwołania w dowolnej chwili bez żadnych sankcji. Odwołanie zgody nie ma wpływu na ustawowy obowiązek przetwarzania przed takim odwołaniem.

 

W oparciu o udzieloną zgodę informacje osobowe są najczęściej przetwarzane dla celów marketingowych i promocyjnych, polegających na przykład na odbieraniu różnych informacji reklamowych i aktualności firmowych.

 

 

B.5. Pozostałe powody przetwarzania

 

 W konkretnych przypadkach dane osobowe mogą podlegać przetwarzaniu również z innych tytułów prawnych; w takich przypadkach powinniście jednak zostać Państwo poinformowani o takim przetwarzaniu z wyprzedzeniem czasowym. W przypadku chęci uzyskania informacji dodatkowych o powodach przetwarzania danych, możecie Państwo zwrócić się do spółki ELMAX STORE a.s. za pomocą wiadomości mailowej wysłanej na adres shop(a)elmaxshop.pl.

 

 

C.     Okres przetwarzania danych osobowych

 

Dane osobowe są przetwarzane przez spółkę ELMAX STORE a.s. przez określony czas; czas ten jest określany ze względu na cel i podstawę prawną do przetwarzania danych. Na przykład przetwarzanie danych osobowych z tytułu wykonywania umowy odbywa się przez okres niezbędny ze względu na wykonywanie i stosowanie praw i obowiązków wynikających z takiej umowy, a więc w większości do upłynięcia terminu przedawnienia wobec ostatniego prawa zgodnie z treścią umowy. Przetwarzanie z tytułu wykonywania obowiązków prawnych odbywa się przez okres niezbędny dla celów takich obowiązków. Dane osobowe przetwarzane z tytułu uzasadnionego interesu podlegają procesowi przetwarzania przez okres trwania takiego uzasadnionego interesu.

 

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na mocy udzielonej zgody na przetwarzanie, okres przetwarzania zostaje wskazany w treści zgody; zgoda może zostać odwołana w dowolnej chwili.

 

 

D.     Jakie są źródła pochodzenia danych osobowych?

 

Spółka ELMAX STORE a.s. uzyskuje dane osobowe przeważnie bezpośrednio od Państwa. W ograniczonej mierze dane osobowe są przekazywane spółce ELMAX STORE a.s. przez inne podmioty, w szczególności przez partnerów handlowych spółki, którzy występują jako samodzielni przedsiębiorcy. W niektórych przypadkach dane osobowe mogą być uzyskiwane z publicznie dostępnych źródeł.

 

 

E.      Komu udostępnia się lub przekazuje dane osobowe?

 

W stosunku do Państwa danych osobowych spółka ELMAX STORE a.s. stoi na pozycji administratora, co oznacza, iż to właśnie spółka ELMAX STORE a.s. określa cele przetwarzania danych. W związku z działalnością spółki ELMAX STORE a.s., dane osobowe mogą być przekazywane lub udostępniane innym podmiotom, czy to w pozycji osoby przetwarzającej lub administratora.

 

Takimi podmiotami są na przykład partnerzy handlowi, których produkty są oferowane przez spółkę ELMAX STORE a.s., przy czym przekazywanie następuje w związku z zawarciem konkretnej umowy lub spółki świadczące spółce ELMAX STORE a.s. usługi doradztwa rachunkowego lub podatkowego, itp.

 

Spółka ELMAX STORE a.s. dba o to, aby wszyscy partnerzy, którym przekazywane są Państwa dane osobowe, dotrzymywali wysokich standardów ich ochrony. Spółka ELMAX STORE a.s. nie przekazuje danych osobowych żadnemu podmiotowi, który nie dotrzymuje takich standardów.

 

Spółka ELMAX STORE a.s. nie przekazuje i nie zamierza przekazywać Państwa danych osobowych poza granice Unii Europejskiej.

 

F.      Państwa prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

 

W związku z przetwarzaniem danych osobowych posiadacie Państwo wobec spółki ELMAX STORE a.s. określone poniżej prawa, które są gwarantowane przez spółkę ELMAX STORE a.s.

 

F.1. Prawo dostępu

 

Prawo dostępu umożliwia uzyskanie wiedzy na temat danych podlegających przetwarzaniu, celu przetwarzania, okresu przetwarzania, źródła uzyskiwania danych, osób, którym dane są przekazywane, osób przetwarzających dane osobowe (poza spółką ELMAX STORE a.s.) oraz innych praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Nawet gdyby wszystkie informacje były częścią wcześniej przekazanych dokumentów, spółka ELMAX STORE a.s. pozostaje do Państwa dyspozycji w razie jakichkolwiek niejasności oraz potrzeby uzyskania dodatkowych informacji.

 

 

F.2. Prawo korekty

 

W przypadku stwierdzenia nieścisłości lub niekompletności danych osobowych przetwarzanych przez spółkę ELMAX STORE a.s., posiadacie Państwo prawo do korekty lub uzupełnienia danych bez zbędnej zwłoki.

 

 

F.3. Prawo do wykreślenia

 

W niektórych przypadkach posiadacie Państwo prawo do wykreślenia danych osobowych. Państwa dane osobowe zostaną wykreślone bez zbędnej zwłoki w razie wystąpienia którejś z następujących okoliczności:

 

  • Państwa dane osobowe nie są już potrzebne dla celów, dla których były przetwarzane,
  • zgoda na przetwarzanie danych osobowych zostanie przez Państwa odwołana, przy czym chodzi o dane, dla celów przetwarzania których niezbędna jest zgoda, a jednocześnie nie istnieje żaden powód, dla którego dane te można w ciągu dalszym przetwarzać,
  • zastosowania prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (patrz więcej: część Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania) w przypadku danych osobowych, które są przetwarzane z tytułu uzasadnionych interesów spółki ELMAX STORE a.s. i w przypadku stwierdzenia, iż nie istnieją żadne uzasadnione interesy, które upoważniałyby do przetwarzania danych osobowych lub
  • istnieje podejrzenie, że przetwarzanie danych osobowych przez spółkę ELMAX STORE a.s. przestało być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

 

Prawo to nie zostanie zastosowane w przypadku, gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych jest wciąż niezbędne dla celów spełnienia obowiązków prawnych spółki ELMAX STORE a.s. lub dla celów ustalenia, wykonywania lub dochodzenia roszczeń prawnych.

 

 

F.4. Prawo ograniczenia przetwarzania

 

W niektórych przypadkach, poza prawem do wykreślenia można zastosować prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Prawo to umożliwia w określonych przypadkach zażądać, aby doszło do oznaczenia Państwa danych osobowych i aby dane te nie były przedmiotem żadnych innych operacji związanych z przetwarzaniem - w takim przypadku jednak nie na stałe (jak w przypadku prawa do wykreślenia), ale przez ograniczony czas. Spółka ELMAX STORE a.s. musi ograniczyć przetwarzanie danych osobowych, jeżeli:

 

  • kwestionowana jest dokładność danych osobowych przed stwierdzeniem, które dane są prawidłowe,
  • dane osobowe są przetwarzane bez dostatecznej podstawy prawnej (np. poza zakres tego, co może podlegać przetwarzaniu), ale przed wykreśleniem takich danych osobowych będziecie Państwo dawać pierwszeństwo wyłącznie ich ograniczeniu (np. jeśli uważacie Państwo, że w przyszłości i tak udzielilibyście spółce ELMAX STORE a.s. takich danych),
  • dane osobowe nie są już potrzebne dla ww. celów przetwarzania, ale są dla Państwa niezbędne dla celów określenia, wykonywania lub dochodzenia roszczeń prawnych, lub
  • zostanie przez Państwa wniesiony sprzeciw wobec ich przetwarzania. Prawo sprzeciwu jest bardziej szczegółowo opisane poniżej, w rozdziale Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Przez okres, w którym jest prowadzona weryfikacja dotycząca tego, czy Państwa sprzeciw jest uzasadniony, spółka ELMAX STORE a.s. jest zobowiązana do ograniczenia procesu przetwarzania Państwa danych osobowych.

 

 

F.5. Prawo przenoszenia

 

Posiadacie Państwo prawo uzyskania od spółki ELMAX STORE a.s. wszystkich danych osobowych, których Państwo udzieliliście na rzecz spółki, a które są przetwarzane w oparciu o Państwa zgodę. Dane osobowe zostaną przekazane Państwu w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i w możliwym do odczytu maszynowego formacie. Celem sprawnego przekazania danych na Państwa wniosek, powyższe prawo dotyczy jedynie danych, które są przetwarzane automatycznie w elektronicznych bazach danych.

 

 

F.6. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania

 

Posiadacie Państwo prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z tytułu uzasadnionego interesu spółki ELMAX STORE a.s. Spółka ELMAX STORE a.s. zaprzestanie wówczas przetwarzania danych osobowych, chyba że wystąpią ważne, uzasadnione powody dla kontynuowania takiego przetwarzania.

 

 

F.7. Prawo odwołania zgody

 

W razie przetwarzania danych osobowych na podstawie udzielonej zgody, zgoda ta może zostać w dowolnej chwili odwołana.

 

 

F.8. Prawo składania skarg

 

Posiadacie Państwo możliwość zwrócenia się ze skargami w związku z przetwarzaniem danych osobowych do urzędu nadzoru, którym jest Urząd Ochrony Danych Osobowych (Úřad pro ochranu osobnych údajů) znajdujący się pod następującym adresem: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

 

 

G. Wykonanie praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych

 

 Wszystkie prawa mogą zostać wykonane wobec naszej spółki za pomocą wiadomości mailowej wysłanej na adres shop(a)elmaxshop.pl.

 

Wniosek zostanie rozpatrzony bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie jednego miesiąca. W wyjątkowych przypadkach, w szczególności z uwagi na złożoność danego żądania, spółka ELMAX STORE a.s. jest upoważniona do przedłużenia terminu o kolejne dwa miesiące. Poinformujemy Państwa o ewentualnym przedłużeniu terminu i przedstawimy uzasadnienie podjęcia takiego działania.